Die letzten Wochen waren für niemanden leicht. Strenge Auflagen zwangen tausende Firmen, ihre Arbeit ins Home Office zu verlegen.
Natürlich waren wir ebenfalls davon betroffen: Nun wollen wir reflektieren und unser gewonnenes Wissen sammeln. Als Ansprechpartner für kleine und mittelständische Unternehmen sehen wir uns in der Verantwortung, wertvolle Tipps fürs Home Office an Betroffene weiterzugeben.
Zeit zum Umdenken
Zu realisieren, dass man auf absehbare Zeit nicht mehr zusammen im selben Büro arbeiten kann, ist nicht einfach. Der hohe Stellenwert des digitalen Workspace ist in solchen Momenten nicht mehr von der Hand zu weisen. Kommunikation und Projektmanagement müssen weiter zuverlässig abgewickelt werden, Dateien für alle Verantwortlichen zugänglich sein und interne Fixtermine sollten nach Möglichkeit weiterhin abgehalten werden. Auf dem Papier ist das keine einfache Angelegenheit, aber es stehen genügend Ressourcen zur Prozessoptimierung bereit, die die Nutzer in den meisten Fällen auch kostenlos nutzen können.
Schon vor der Krise fand ein Großteil unserer Arbeit remote statt. Als junge Firma ohne strenges Arbeitsumfeld war es uns von Anfang an wichtig, verbunden zu bleiben. Da ein Großteil von uns aus einer Generation kommt, die mit dem Internet aufgewachsen ist, fiel uns die Eingewöhnung glücklicherweise leicht.
Unsere Tools
Ein entscheidender Tipp für erfolgreiches Arbeiten im Home Office ist die Auswahl der Tools – sowohl zur internen Kommunikation als auch zur strukturierten Dateiablage, auf die jeder von Zuhause zugreifen kann.
Als Kommunikationsplattform nutzen wir Slack. Sie ermöglicht den schnellen und organisierten Austausch über Dinge, die man sonst im Büro besprechen würde. Darüber hinaus kann man den internen Schriftverkehr Firma, den man sonst per E-Mail abwickeln würde, darauf auslagern. Die Benutzeroberfläche von Slack erleichtert die Kommunikation mithilfe verschiedener Channel für verschiedene Themenbereiche. Bei uns umfassen diese Channel unter anderem „#allgemein“, „#neueprodukte“, „#ziele“ und „#zufällig“ – für Gespräche in der virtuellen Kaffeeküche.
Für alle Aspekte des Projektmanagements ist Trello für uns ausschlaggebend. Trello liefert einen tabellenartigen Überblick über anstehende und laufenden Projekte und deren Fortschritt. Auch hier sind der Austausch und das Anhängen von Dateien möglich. Als digitalen Speicher nutzten wir Google Drive – einen Cloud-Service von Google – mit dem alle die Möglichkeit haben, auf Dateien zuzugreifen bzw. diese zu bearbeiten. Für Videokonferenzen griffen wir klassisch auf Skype zurück. Der Messaging-Dienst ist wohl jedem ein Begriff. Als besonders praktisch sollte sich hier die Option „Bildschirm teilen“ erweisen. Alle genannten Tools lassen sich plattformübergreifend auf Desktop-PCs und Mobilgeräten nutzen und sind auch als App verfügbar.
Voraussetzungen
Ein weiterer wichtiger Tipp fürs Home Office ist die Festlegung von geregeltem Austausch über Neuigkeiten oder Probleme. Wöchentliche Fixtermine umfassten bei uns Einzeltelefonate mit dem Geschäftsführer am Montag und ein Skype-Teammeeting am Donnerstag. Natürlich ist es auf Dauer schwierig, die Kommunikation bei eventuellen Rückfragen und Anliegen außerhalb davon sicherzustellen. Ständige Erreichbarkeit ist wichtig und muss im Rahmen der Möglichkeiten gegeben sein. Funktioniert das alles, dann steht einem produktiven Arbeitsalltag auch zu Hause nichts im Weg! Der Austausch findet über das Internet oft umso schneller und effektiver statt und alle wertvollen Informationen liegen in schriftlicher Form vor.
Wie gut hat das Ganze am Ende eigentlich bei uns funktioniert? Zur Beantwortung dieser Frage wollen wir gerne unsere Mitarbeiter zu Wort kommen lassen:
Hagen
Remotes Arbeiten war bereits „Standard”. Ich arbeite gerne von zuhause aus. Die Video-Kommunikation ist technisch leider noch nicht da, wo sie sein könnte. Die Absprachen sind schwieriger, wenn man sich nicht direkt sieht. Auch die zwischenmenschliche Nähe fehlt. Fixe Wochentermine helfen bei der Struktur im Arbeitsalltag. Unsere offene Kommunikationspolitik hilft uns, Probleme frühzeitig zu erkennen und aus der Welt zu schaffen.
20:22
Tom
Home-Office ist für mich vor allem die Herausforderung, sich selbst immer wieder zu motivieren. Früh aufzustehen und den „Dienstbeginn“ einzuhalten ist nicht immer leicht. Aber dafür ist es auch angenehmer abends etwas länger zu machen, weil man ja sowieso schon zuhause ist. Sonst fehlt mir der Kaffee mit Kollegen oder die ausgelassene Mittagspause. Doch der Channel #zufällig bietet auch die Möglichkeit, über die Distanz zusammen zu lachen.
20:24
Moritz
Die anhaltende Isolation wirkt sich auf die Leistungsfähigkeit aus, denn gewohnte Freizeitbeschäftigungen und zwischenmenschlicher Austausch fallen weg. Wichtig finde ich, dass wir hier als Unternehmen einmal die Woche skypen und auch der Anruf durch Hagen ist super. Alles in allem finde ich Home-Office super, jedoch merke ich, dass die Ausgangsbeschränkungen sich auf meine Arbeitsfähigkeit auswirkt.
20:25
Anna
Das Home-Office erfordert ein hohes Maß an Disziplin und Motivation, regelmäßige Check-Ins sind aber sehr hilfreich. Die Anpassungsfähigkeit für Termine usw. ist hoch. Aufgaben können selbst strukturiert und koordiniert werden. Durch fehlende zwischenmenschliche Interaktion vereinsamt man ein wenig. Videokommunikation (vor allem mit mehr als 2 Teilnehmern) halte ich für schwierig, da keine ordentlichen Gespräche zustande kommen können.
20:28
Alessia
Bisher funktioniert alles reibungslos und ohne Probleme. Das liegt meiner Meinung nach zum einem an der guten Organisation und Kommunikation unserer Gründer und zum anderen wohl daran, dass wir bereits sehr agil aufgestellt sind. Es gibt keine festen Zeiten, in denen ich auf Abruf „kreativ“ sein muss. Das schätze ich sehr. Trotzdem fehlen mir unsere wöchentlichen Teamtreffen. Wenn man sich physisch gegenüber sitzt, sich auf das Gespräch einlässt, dann hat man die beste Möglichkeit die Standpunkte des anderen nicht nur aufzunehmen, sondern sie mit seinen eigenen Sichtweisen zu verknüpfen und weiter mit ihnen zuarbeiten.
20:28
Smilla
Derzeit habe ich den direkten Vergleich zwischen Home-Office und Arbeiten im Großraumbüro. Zuhause ist es entspannter, da ich in diesem Moment mein eigener Chef bin. Ich kann Pause machen, mit anderen Leuten kommunizieren oder Haushaltsaufgaben erledigen, wann immer ich will. Jedoch fehlt der persönliche Kontakt mit den Kollegen und ohne Kernarbeitszeiten natürlich auch die Motivation. Jedoch denke ich, dass man anhand einer guten Organisation und Kommunikation Zuhause die gleichen Ergebnisse erzielen kann, wie in einem Büro.
20:29
Leon
Da ich praktisch inmitten der Krise als Mitarbeiter bei beylos anfing, war die Situation sehr surreal. Besonders, weil ich bis jetzt nicht die Möglichkeit hatte, alle Kollegen persönlich kennenzulernen. Hagen und Tom haben dennoch einen sehr guten Job beim Onboarding geleistet und ich fühlte mich gut integriert, sowohl in das Arbeitsumfeld als auch in das Team. Die Arbeit im Home-Office gestaltet sich für mich bis auf weiteres relativ unkompliziert, obwohl ich noch lernen muss, meine Zeit richtig einzuteilen.
20:30
wichtigster Tipp im Home Office – Spaß bei der Arbeit
Trotz allem darf man natürlich auch im Home Office den Spaß an der Arbeit nicht verlieren. Am meisten hatten wir diesen wohl in unserem #zufällig-Channel und bei unserem wöchentlichen Skype-Meeting.
Zwei kleine Blicke hinter die Kulissen aus unseren Slack-Chats:
Bei unseren Video-Calls blieben wir in Verbindung und auf dem neuesten Stand. Bei Houseparty trafen wir uns zum Kaffeekränzchen.
Auch für Lob sollte im Home Office immer Platz sein:
Der Blick in die Zukunft
Sätze wie „Jede Krise ist auch eine Chance.“ klingen abgedroschen und wahrscheinlich kann sie in diesen Zeiten niemand mehr hören – jedoch lässt sich der wahre Kern nicht leugnen. Derartige Ausnahmezustände zwingen zum Blick über den Tellerrand. Wenn auch vieles aussichtslos scheint, gibt es immer die Möglichkeit, sich als Unternehmen weiterzuentwickeln und neu zu erfinden. Die Implementierung eines funktionierenden Home Office stand in unserem digitalen Zeitalter auf der Prioritätenliste bisher nicht weit genug oben. Nun muss man sich unweigerlich mit dieser Problematik beschäftigen. Wenn wir alle gemeinsam an einem Strang ziehen können wir dafür sorgen, dass wir auch für kommende Krisen gewappnet sind.
Damit wir von beylos auch Ihr Home Office bereichern können, haben wir noch eine Playlist mit unserer Lieblingsmusik zusammengestellt, die wir bei der Arbeit gerne hören:
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