Onboarding im Home Office
Bis vor kurzem noch kaum vorstellbar und nun Realität: ein Großteil der Angestellten arbeitet im Home Office. Früher oder später ist es dann auch soweit, dass neue Mitarbeiter eingearbeitet werden müssen und das auch von zuhause aus. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter Onboarding im Allgemeinen? Und wie kann Onboarding erfolgreich im Home Office umgesetzt werden?
Onboarding ist grundlegend die Integration neuer Mitarbeiter mit dem Ziel, dass diese sich schnell im Unternehmen wohlfühlen. Zufriedene Angestellte gehen ihrer Arbeit deutlich engagierter nach und dadurch wird auch die Fluktuationsrate gesenkt. Von daher hat die Onboardingphase eine sehr hohe Relevanz. Neue Mitarbeiter sind hierdurch nicht nur schneller einsatzbereit, produktiver und motivierter, sondern es ist auch ein Zeichen der Wertschätzung.
Onboarding im Home Office hat den entscheidenden Nachteil, dass man sich nicht direkt gegenüberstehen kann, woraus sich allerdings auch ein Vorteil ergibt: Klassische Ängste entfallen. Gedanken über das richtige Outfit oder darüber, ob auch jede Haarsträhne korrekt sitzt, werden so zweitrangig. Um das Onboarding nun so erfolgreich wie möglich durchzuführen, ist hauptsächlich eine klare Struktur sehr wichtig.
Vor dem ersten Arbeitstag
Damit der erste Arbeitstag reibungslos verläuft, müssen die Zuständigkeiten für die Einarbeitung vorher geklärt werden. Dafür bietet es sich an, einen Plan für die Onboardingphase zu erstellen und diesen mit allen am Prozess beteiligten Personen zu teilen. Darin können auch direkt die Zuständigkeiten vermerkt werden. Eine besondere Zuständigkeit hat der Mentor: dieser begleitet den neuen Mitarbeiter durch das Onboarding und steht ihm mit Rat und Tat zur Seite. Außerdem sollte schon vor Arbeitsbeginn die Technik des neuen Arbeitnehmers funktionieren. Darunter fallen zum Beispiel das Einrichten der E-Mail-Adresse, die Freigabe von Lizenzen und natürlich auch, dass alle Programme einsatzbereit sind.
Ein weiterer wichtiger Punkt in der Organisation ist das Bereitstellen der Informationen für den neuen Angestellten, beispielsweise in Form einer digitalen Willkommensmappe. Darin kann auch der Mentor schon benannt werden. Dadurch wird Funkstille in der Zeit zwischen Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und des ersten Arbeitstages ganz einfach vermieden. Zusätzlich bietet es sich an, sich ungefähr eine Woche vor Beginn bei dem neuen Mitarbeiter zu melden, jedoch weniger als Reminder sondern mehr als Zeichen der Wertschätzung. Die Unsicherheit und Aufregung vor Antritt eines neuen Jobs sind groß und durch Aufrechterhalten des Kontakts können diese Faktoren minimiert werden.
Der erste Arbeitstag
Während sich die Vorbereitungen für das Onboarding im Home Office nur gering von den normalen unterscheiden, sieht es hier nun anders aus. Um trotz der Distanz das neue Team kennenzulernen, bieten sich hier virtuelle Treffen an. Auch das Unternehmen und die einzelnen Abteilungen lassen sich digital präsentieren. Neben einer PowerPoint Präsentation wäre auch ein Videorundgang durch das Unternehmen denkbar, damit der neue Mitarbeiter seinen zukünftigen Arbeitsplatz bereits kennenlernen kann. Und auch wenn der physische Kontakt aktuell gemieden werden soll, ist es dennoch sehr wichtig, dass der Angestellte mit so vielen seiner neuen Kollegen wie möglich Bekanntschaft macht. Andersherum ist es natürlich genauso – das Team ist neugierig und möchte den neuen Kollegen kennenlernen.
Aufgrund der Distanz ist es schwierig, schnell eine Rückfrage zu stellen, da durch die Online-Kommunikation eine längere Reaktionsdauer entsteht. Von daher sollte der Mitarbeiter mit klaren Aufgaben vertraut gemacht werden. Erfolgserlebnisse führen zur Zufriedenheit und schaffen positive Erfahrungen. Hilfreich sind auch Leitfäden oder andere Ressourcen, die dem Arbeitnehmer zur Bearbeitung der Aufgaben online zur Verfügung stehen.
Gegenseitiges Feedback ist in dieser und auch den nachfolgenden Phasen essenziell. Der neue Mitarbeiter sollte schon von Beginn an inspiriert werden, seine Erfahrungen und Eindrücke zu teilen. Nach dem ersten Arbeitstag bietet es sich an, mit ihm darüber zu sprechen, inwiefern seine Erwartungen erfüllt wurden. Zum einen ist Feedback wieder ein Zeichen der Wertschätzung, zum anderen hilft es dabei, den Onboardingprozess stetig weiterzuentwickeln.
Während bzw. nach der ersten Arbeitswoche
Zur Klärung aller Bedenken und Beantwortung der Fragen ist es elementar, dass der Mentor für den neuen Kollegen in einem bestimmten Zeitrahmen erreichbar ist. Zusätzlich sollten regelmäßige Check-In-Termine ausgemacht werden. Auch das Kennenlernen der neuen Kollegen lässt sich in dieser Phase weiter vorantreiben. Ein internes Chatprogramm kann dabei helfen, zwischenmenschliche Interaktionen zu ermöglichen und im Rahmen dessen dem neuen Angestellten beispielsweise die Vision des Unternehmens näherzubringen.
Die letzten, noch notwendigen Unterlagen sollten in dieser Zeit vom Arbeitnehmer ausgefüllt und unterschrieben werden. Auch dafür gibt es zahlreiche digitale Lösungen wie die digitale Signatur. Nachdem der Mitarbeiter bereits mit ersten Aufgaben vertraut gemacht wurde, ist es ebenso an der Zeit, erste Ziele zu setzen. Denn das Erreichen dieser Ziele schafft wieder ein positives Erlebnis.
Aber auch Feedbackgespräche sind hier erneut wichtig, um Erwartungen abzugleichen und Eindrücke zu erfragen. Vor allem aufgrund der Distanz sind diese Gespräche und allgemein eine regelmäßige Kommunikation eine große Hilfe.
Nach vier bis acht Wochen
In dieser Zeit kann man nun damit beginnen zu überprüfen, ob die Grundlagen gefestigt sind und daraus entstehende Entwicklungsmöglichkeiten besprechen. Nach Möglichkeit sollten die virtuellen Kontakte langsam in die reale Welt übertragen werden – beispielsweise in Form von Teamevents oder anderen Teambuildingmaßnahmen.
Letztendlich dauert der Onboardingprozess bis frühestens zur Beendigung der Probezeit. Mitarbeiter im Home Office benötigen jedoch tendenziell eine längere Begleitung. Von daher sollten die vorher genannten Inspirationen nach Ablauf der vier bis acht Wochen auf keinen Fall in Vergessenheit geraten.
Die wichtigsten Tipps zum Onboarding im Home Office zusammengefasst
Anerkennung und Wertschätzung sollten stetig übermittelt werden – dies gilt sowohl für den neuen als auch die bestehenden Mitarbeiter. Außerdem ist das Schaffen von positiven Erfahrungen elementar. So können gegebenenfalls nicht erfüllte Erwartungen an die Onboardingzeit wettgemacht werden. Die Mitarbeiterzufriedenheit spielt zu jeder Zeit eine große Rolle.
Die Softwarelösungen, die genutzt werden, müssen funktionieren und bereitgestellt werden. Onboarding-Apps können den Einstieg in den Arbeitsalltag erleichtern. Das Nutzen von einheitlichen Medien zur Kommunikation ist ebenfalls wichtig, wobei E-Mails zur internen Kommunikation eher gemieden werden sollten.
Mittel- bzw. langfristig bieten sich außerdem Online-Kurse zu den wichtigsten Informationen des Unternehmens an.
Die Erwartungshaltung auf Seiten des Arbeitgebers sollte gering gehalten werden. Das Onboarding im Home Office stellt eine neue Situation dar, bei der die Möglichkeit besteht, dass der gut durchdachte Onboarding-Plan schlussendlich nicht so aufgeht, wie er sollte. Dennoch ist es ratsam, diesen Plan vorher aufzustellen und dann mit Hilfe des Feedbacks zu verbessern und weiterzuentwickeln.
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