Interne Kommunikation – Chancen durch Digitalisierung
Interne Kommunikation: (Böse) Überraschungen gilt es von vornherein zu vermeiden.
Die interne Kommunikation entscheidet oft über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens.
Für gute interne Kommunikation gibt es viele Kriterien: Einerseits muss sie transparent, effizient und nachvollziehbar sein, andererseits muss sie natürlich auch der Zwischenmenschlichkeit gerecht werden, zielgerichtet sein und nicht zu selten Spaß machen. Probleme in der Kommunikation ergeben sich häufig, wenn falsche Wege genutzt werden, wenn Informationen verloren gehen oder zu spät ankommen oder wenn die Mitarbeiter in ihrer Arbeit eingeschränkt werden. Im Folgenden werden die Kriterien erfolgreicher interner Kommunikation näher erläutert. Es wird dargestellt, was Kommunikation nicht sein soll und wie sich die interne Kommunikation verbessern lässt.
WAS? WAS NICHT? WIE?
Was ist gute interne Kommunikation?
Gute interne Kommunikation ist vor allem eines: Von allen akzeptiert und genutzt. Die ausgeklügeltsten Systeme nützen nichts, wenn sich Mitarbeiter ihrer Anwendung im Alltag entziehen. Interne Kommunikationswege müssen daher mit allen Betroffenen abgestimmt und optimiert werden. Dies gelingt am einfachsten, wenn sich alle von Anfang an über die potentiellen Vorteile klar sind und diese auch messbar eintreten: Digitale interne Kommunikation ermöglicht es, transparent zu arbeiten, Arbeit sichtbar zu machen und kurze Wege zu haben. Mitarbeiter bekommen die Möglichkeit, zeitversetzt zu agieren, statt ad hoc zu reagieren, und können so ihre Zeit freier einteilen. Sie können sich dadurch klarer auf bestimmte Thematiken fokussieren und werden nicht ständig aus dem Arbeitsfluss gerissen.
Gute interne Kommunikation muss natürlich auch Spaß machen: Sowohl in der Einfachheit der Handhabung als auch im kollegialen Austausch. Moderne Kommunikationswege ermöglichen es, zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten, einander live zu sehen oder gegenseitige To-Do Listen anzulegen sowie schnellen Zugang zu relevanten Informationen zu erlangen.
Klare und verständliche Regeln führen zu einem nachvollziehbaren Prozess, bei dem keine Verantwortlichkeiten verloren gehen und im Notfall keine Schuld hin und her gewiesen wird. Die Gestaltung des Prozesses trägt maßgeblich zu der Geschwindigkeit der Implementierung, der Höhe der Akzeptanz und dem Erfolg des Umsetzungsprojektes bei.
Was sollten neue Wege der internen Kommunikation nicht sein?
Durch Einführungsprojekte neuer Kommunikationsstandards in mittelständischen Unternehmen und wissenschaftlicher Arbeit in personalwirtschaftlichen Kommunikationsfragen haben wir viel gelernt: Der Mitarbeiter muss von Anfang bis Ende im Mittelpunkt aller Maßnahmen stehen. Dabei sollen neue Wege der Kommunikation auf keinen Fall das klassische zwischenmenschliche Gespräch verdrängen und den sympathischen Familienbetrieb zu einer anonymen Organisation machen. Ziel aller Maßnahmen ist es, den Wert genau dieser Gespräch zu erhöhen, indem man alle rein informativen Austausche auf eine andere Ebene rückt. So ist das Gegenüber stets vorab informiert und man kann direkt qualitativ ins Gespräch einsteigen, ohne vorher lange einander dorthin führen zu müssen.
Im gleichen Zusammenhang ergibt sich, dass alle Veränderungen gemeinsam mit den Mitarbeitern erarbeitet, erprobt und angepasst werden müssen. Denn: Sie sind am Ende auch diejenigen, die tagtäglich damit zu tun haben. Es gilt, die Standards perfekt auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens abzustimmen, um so eine reibungslose interne Kommunikation auch nach Ende des Implementierungsprojektes zu gewährleisten.
Transparenz ist entscheidend: Jedoch auch auf keinen Fall mit Kontrolle zu verwechseln. Es soll weder der Sinn noch der Eindruck eines neuen Systems sein, dass dieses der Überwachung der Mitarbeiter dient. Neue Wege dienen der Unterstützung und sollen im Sinne des Mitarbeiters eingeschlagen werden. Diese bekommen dadurch die Möglichkeit, ihre eigene Arbeit bei den Kollegen sichtbar zu machen. So wächst nicht nur das eigene Gefühl der Wertschätzung und Anerkennung, sondern es entstehen auch spannende Synergie-, Entwicklungs- und Wissenstransfereffekte.
Wie führt man Prozesse einer neuen internen Kommunikation ein?
Wie bereits mehrfach erwähnt: Im Zentrum aller Überlegungen steht – weit bevor es um die Auswahl passender Software geht – der Mitarbeiter. Mit ihm zusammen kann man in Workshops oder durch Befragungen erarbeiten, wie sich die interne Kommunikation verbessern lässt, welche Wünsche er hat und worin Ängste bestehen. Dafür haben wir einen fünf-stufigen Prozess entwickelt, der in den letzten Jahren zu erfolgreichen Veränderungsprozessen geführt hat.
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